Menemukan “clock” SPM Dikti (Part 1)

Black Box

Dalam dunia elektronika kalau kita ingin merancang sebuah sistem elektronik biasanya kita andaikan sistem tsb. sebagai sebuah kotak hitam (black box), karena kita belum tahu seperti apa detail komponen dalam sistem yang akan kita bangun, kita hanya tahu inputnya apa dan output yang diinginkan seperti apa.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai sebuah sistem juga bisa juga kita bayangkan seperti black box di atas untuk menganalisa sejauh mana antara input dan luaran yg diinginkan dengan kenyataannya di lapangan.

Filter

Sebaik apapun sebuah sistem kita rancang bila input yang masuk ke dalam sistem adalah sebarang input maka sistem tidak akan menghasilkan luaran yang kita rencanakan, sistem tidak bisa bekerja optimal dan bisa juga lumpuh. Maka kita butuh filter atau penapis sebelum input masuk ke dalam sistem untuk menapis masukan. Hanya masukan yang sesuai dengan kriteria saja yang bisa masuk dalam sistem agar sistem bekerja optimal dan luarannya sesuai dengan harapan. Civitas akademika yang terlibat dalam business process di perguruan tinggi harus ditapis agar luarannya sesuai dengan perencanaan, mulai dari admisi peserta didik, dosen dan tenaga kependidikan, sampai personil cleaning service dan security...bila perlu penjual makanan di kantinpun harus ditapis untuk menghasilkan luaran yang bermutu di semua lini.

Feedback

Penyimpangan luaran dari yang direncanakan sebenarnya bisa saja terjadi dalam sebuah sistem, bisa karena faktor internal komponen dalam sistem yang kinerjanya menurun seiring waktu atau bisa saja karena faktor eksternal seperti suhu ruangan yang tidak sesuai dengan perencanaan atau juga karena interferensi sistem lain, dll. Untuk mengoreksi penyimpangan luaran dalam sistem maka diperlukan feedback (umpan balik) pada sistem melalui sebuah unit sistem tersendiri di luar SPMI. Feedback akan bekerja menyelaraskan antara luaran nyata  dengan luaran yang diinginkan secara terus menerus sampai tidak ada lagi penyimpangan luaran. Unit feedback harus banyak belanja ide dan belajar menyerap aneka masukan dari luar untuk perbaikan luaran. SPMI harus terus berbenah diri agar luarannya tetap cocok atau sesuai dengan kebutuhan stakeholder, misalnya dunia industri. Perguruan tinggi harus menghasilkan lulusan yang cocok untuk dengan tujuan pendiriannya.

Gain

Setelah sebuah sistem bisa bekerja mandiri, bisa mengoreksi penyimpangan dan bisa menghasilkan luaran yang direncanakan, maka terkadang kita juga menginginkan agar sistem semakin menghasilkan daya yang lebih besar, luaran bisa dibesarkan sesuai dengan kebutuhan. Gain atau penguatan perlu dipasang dalam unit feedback, gain dirancang adjustable, bisa diatur sekehendak kita bisa 2x, 3x dst. Ketika visi misi peguruan tinggi berubah, SPMI harusnya bisa disetel agar luarannya mudah diatur seiring dan sejalan dengan perubahan. Semuanya akan jadi mudah kalau setiap langkah sudah ada standarnya. Mau naik 2x lipat outputnya, maka semua perangkat input dan langkah sesudahnya bisa dengan mudah disesuaikan. SPMI yang adaptif!

Clock

Sistem hanya sebatas sistem belaka, tidak akan bisa bekerja tanpa adanya “clock” dalam sistem. Clock layaknya seperti detak jantung yang menghidupkan sebuah sistem. Clock-lah yang men-trigger keseluruhan gerak sistem, nafasnya sebuah sistem. Clock menggerakkan setiap perintah dan membawa setiap data yang akan dieksekusi dalam sebuah sistem yang berbasis hitungan dan data. No Clock No Life!

SPMI layaknya sebuah sistem “black box”, kita perlu tahu apakah sudah dilengkapi dengan filter, feedback, gain dan clock? Andai tidak ada filter, feed back, dan gain masihlah bisa dikatakan sebagai sebuah sistem, namun kalau tidak ada clock-nya alias tidak ada detak jantungnya, maka layak sistemnya disebut sebagai zombie, tidak ada kehidupan di SPMI.

Alhasil SPMI di lapangan seperti mayat hidup, inputnya tidak jelas dan akhinrnya luaran SPMI tidak seperti yang diharapakan bahkan ditengarai ada anomali dan penyimpangan.

Clock juga bisa diartikan ruh, SPMI bukan saja kehilangan ruhnya tapi tanpa ruh sejak awal konsepnya. Kalau begitu, apa dan dimana ruh SPMI? Kalau dalam sistem elektronika, clock dihasilkan oleh sebuah komponen Xtal (baca Kristal) yang mengenerate “detak” dalam satuan seperdetik hertz, detak disambungkan dengan “jantung” sistem, misalnya Central Processing Unit (CPU) dalam rangkaian sistem microcomputer atau sejenisnya dan juga disambungkan dengan komponen aktifnya lain agar terjadi sinkronisasi “gerak” dalam mengeksekusi rangkaian perintah dan aliran data, seperti memori (RAM dan ROM) dan perangkat input-output sistem (PPI dan atau PIO).

Lalu manakah clock dimaksud dalam SPMI? Mana ruh SPMI? Siapa?

tunggu lanjutannya part 2....

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai “Jalan Lurus”

Jalan Berliku

Memperkenalkan SPMI sebagai sebuah sistem penjaminan mutu internal di perguruan tinggi tidaklah mudah di kala banyak perguruan tinggi yang kadung berjalan dengan standar mereka sendiri atau standar dari luar negeri seperti ISO. Berbagai pertanyaan yang belum terjawab dan kesimpang-siuran informasi kerap membuat perguruan tinggi galau dan merasa tidak ada jalan keluar, di satu sisi ingin memenuhi aturan pemerintah sesuai UU Dikti sementara di sisi lain business process di perguruan tinggi sudah berjalan dengan standar yang sudah ada. Apalagi kalau sudah menyangkut akreditasi, perguruan tinggi selama ini lebih pragmatis lagi, memilih jalan pintas dengan pelatihan pengisian “borang” akreditasi hanya saat akan melakukan re-akreditasi dengan aneka jalan pintasnya, setelah itu perguruan tinggi “tidur” sampai waktunya mau akreditasi lagi.

Dimana Ada Kemauan Pasti Ada Jalan

Sesungguhnya perguruan tinggi tidaklah perlu bingung mengimplementasikan SPMI sementara perguruan tinggi sudah memiliki standar seperti ISO atau standar dari BAN-PT atau standard lainnya, perguruan tinggi tinggal menjadikan SN Dikti sebagai standar minimal dan ditambah dengan standar yang lain yang dibutuhkan sesuai dengan visi misi perguruan tinggi masing-masing. Standar baru inilah yang selanjutnya ditetapkan dan digunakan perguruan tinggi yang dikenal sebagai Standar Dikti yang ditetapkan perguruan tinggi (sebut saja standar internal). Nah, SPMI sebagai sebuah sistem penjaminan mutu internal mempergunakan standar internal ini dalam menjalankan siklus hidupnya, P(enetapan)P(elaksanaan)E(valuasi)P(engendalian)P(eningkatan). Tidaklah sulit, namun di lapangan masih banyak kebingungan terkait macam-macam standar yang ada, apalagi kalau melihat perbedaan standar yang dipakai waktu akreditasi. “Kami bingung, pakai standar yang mana?”, kalimat ini yang sering terdengar saat diseminasi ataupun pelatihan SPMI.

SPMI = Jalan Lurus Bagi PT

Sebagai sebuah sistem, SPMI layak disebut satu-satunya mazhab penjaminan mutu internal (IQA, internal Quality Assurance) yang seharusnya dianut dan dipergunakan di perguruan tinggi kita. Bagi perguruan tinggi yang sudah mapan seperti UGM, ITB, dan lainnya, SPMI sebagai sebuah sistem bisa jadi sudah melebur dan kasat mata karena jaminan mutu sudah melekat dalam aneka aktivitas pergururan tingginya. Bisa jadi bermacam standar digunakan dalam rangka menaikkan mutu perguruan tingginya, apalagi kalau disesuaikan dengan visi misi perguruan tinggi, misalnya menuju world class university. Namun bagi perguruan tinggi yang masih merangkak dan berusaha menemukan jalan menuju budaya mutu, maka SPMI masih perlu diwujudkan dalam bentuk yang maujud, ada bentuk amalannya. Petunjuk-petunjuk di dokumen SPMI mulai dari dokumen kebijakan, dokumen standar, dokumen manual dan bahkan aneka formulir masih sangat diperlukan dalam membimbing perguruan tinggi untuk melewati tahap demi tahap siklus hidup SPMI yaitu PPEPP. Pendek kata ibarat sebuah jalan, SPMI adalah shirathal mustaqim bagi perguruan tinggi agar selamat dan sampai di tujuan sesuai dengan visi misi perguruan tingginya. Jalan lurus agar perguruan tinggi mendapatkan nikmat-nikmat seperti nikmat yang telah direngkuh perguruan tinggi lain dan bukan azab seperti yang ditimpakan pada perguruan tinggi yang hidup segan dan matipun tak mau. (Masluhin Hajaz, Kasi Revitalisasi Program, Penjamu- Belmawa)